跨境服務合約所載的假設比不跨境者多。日後 引起麻煩的差異,很少在於價格。它們是雙方各自 以為顯而易見、因而從未寫下的要點。以下是我們在簽署前會敲定的九項。
1. 以可計算的用語說明「服務」的涵義
界定可交付成果為可計算、可交付及可接受的項目 — 一份報告、一套系統 配置、一組申報文件、一份交割清單。如可交付成果是「諮詢支援」, 須說明其為期多少日、涵蓋甚麼期間,以及以甚麼形式提供。此處的含糊不清,是我們所見最 常見的爭議來源。
2. 決策者及修訂方式
列明雙方各自可批准工作的個人,並訂明當範圍擴大時會發生何事:由誰為變更定價、以何種形式,以及何時完成。無人使用的變更控制條款並不比沒有條款好,因此給它一個簡單機制—由雙方審批人簽署的書面變更通知。
3. 管限法律及爭議解決法院
兩者均選,並使兩者一致。受香港法律管轄但爭議 轉介外地法院的合約,會帶來本身的執行問題。對大多數以香港為中心的 委聘而言,以香港法律配以香港法院,或香港為仲裁地的仲裁,是實務上的 預設安排。如對手方堅持採用其本身的法院地,請考慮你的風險敞口 是否值得。
4. 貨幣、稅項及費用實際包含的內容
列明貨幣、付款時間表,以及費用是否已包含或未包含稅項、關稅及可報銷開支。跨境合作往往涉及預扣稅:說明由哪一方承擔,因為不同司法管轄區的答案並不劃一。
5. 知識產權:誰擁有甚麼
擁有交付成果與擁有使用它們的許可之間,確實存在真正差異; 擁有產出與擁有用以產生該產出的工具、範本及專門知識之間,亦然。請說明 哪一種適用。我們在自身項目中的立場是,客戶取得交付成果, 並獲得廣泛許可使用該等交付成果,而我們原有的方法及範本仍屬我們所有——但 重要的是,你的合約須述明你的意圖。
6. 個人資料與保密
若涉及個人資料,單靠保密條款並不足夠。如合作安排涉及一方為另一方處理個人資料,合約須明確分配資料處理責任,包括保安、次級處理者、違規通知,以及資料最終的處理方式。如個人資料將在香港以外被查閱或儲存,亦須識別該情況,因為雙方在《個人資料(私隱)條例》(Cap. 486)下的責任會跟隨資料所在。
7. 責任:哪些設有上限,哪些不能
設定總額上限,決定哪些類別獲排除(間接損失、利潤損失、資料損失),並明確說明上限不涵蓋的任何事項。請注意,香港法律限制可予排除的範圍——《管制免責條款條例》(Cap. 71)限制排除因疏忽導致死亡或身體受傷的法律責任等——因此,試圖排除一切的條款未必能達到其所聲稱的效果。
8. 終止與退出
列明通知期、因故終止及無須理由終止的後果,以及若合作中途結束,客戶可獲得甚麼及須支付甚麼。包括實務事項:交接、退還或刪除資料及材料,以及保密及付款義務於合約終止後繼續有效。
9. 紀錄,以及是否須繳付任何印花稅
議定保存哪些紀錄、保存多久,以及誰可審核該等紀錄。另外,檢查你 所簽署的文書是否屬於須繳納香港印花稅的類別—大多數服務 協議並不屬於該類別,但轉讓香港股票或產生租契的協議則可能屬於。簽署前 提出這個問題成本低廉,簽署後才提出則代價高昂。
這令你處於甚麼境地
這九點均非甚麼新奇事物。重要的是每一點都經過刻意決定,而非留待從範本推斷。一份以淺白語言回答這九條問題的合約,通常比一份更長但沒有清楚回答任何一條的合約更為有用。